Alerte hacker! Pourquoi il est temps pour les organisations australiennes d’adopter un régime comptable qui fonctionne efficacement lorsque les équipes financières sont absentes du bureau


Adopter des solutions compatibles avec le modèle de travail à distance permettrait de booster la productivité des services comptables et financiers qui ont été contraints de se décentraliser

AVIS D’INVITÉ par Claudia Pirko, vice-présidente régionale d’ANZ, BlackLine: Ces derniers mois ont été chargés pour les responsables australiens de la finance et de la comptabilité.

Depuis le début de la crise du COVID, ils ont dû faire face à une vague de demandes de rapports et de données à jour, de la part des cadres supérieurs, et se familiariser avec les programmes gouvernementaux conçus pour amortir l’impact du virus, y compris JobKeeper et le système de garantie des petites et moyennes entreprises contre le coronavirus.

Les responsables financiers ont également dû mener des actions de réduction des coûts et fournir un soutien opérationnel aux collègues des ressources humaines mettant en œuvre des programmes de départ et de licenciement.

Dans de nombreux cas, ces activités ont dû être menées à distance, en raison des restrictions d’arrêt introduites en mars pour ralentir la propagation du virus. Très souvent, c’est avec l’aide de moins de membres de l’équipe, les départements financiers perdant leur propre part d’employés à cause des réductions COVID.

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Couverture nuageuse

L’une des nombreuses histoires qui ont émergé de la pandémie a été la relative facilité avec laquelle les organisations qui ont une stratégie TIC «cloud-first» ont basculé vers le travail à distance.

Mais alors que l’utilisation de logiciels de comptabilité et de finances dans le cloud a augmenté en Australie ces dernières années, une proportion importante d’organisations locales n’a pas encore fait le changement.

Par conséquent, les solutions héritées et les pratiques enracinées et à forte intensité de main-d’œuvre ont rendu la migration vers le travail à distance difficile pour leurs services financiers et comptables.

Les systèmes de comptabilité sur site peuvent être difficiles d’accès à distance; un problème pour les équipes financières qui sont invitées à tirer des chiffres et à produire des rapports de toute urgence, par des chefs d’entreprise soucieux de se tenir au courant de la position de leur organisation en période d’incertitude.

Sur le plan opérationnel, le traitement manuel des transactions et les tâches de réconciliation peuvent être difficiles à déléguer et à superviser lorsque l’équipe financière est largement dispersée et non regroupée dans le bureau.

La clôture des comptes est un exercice de groupe dans de nombreuses organisations; celui qui peut impliquer une combinaison de réunions en face à face, d’appels téléphoniques, de courriels et de chats ad hoc. Cette «conversation» continue peut être difficile à reproduire dans le cyberespace et, à moins que de bonnes plates-formes et protocoles de communication ne soient mis en place, il y a un risque que des informations pertinentes soient mal communiquées, ou pas du tout communiquées.

Comptabilité cloud collaborative et continue

Un modèle de comptabilité continue alimenté par une technologie automatisée peut apporter une solution à ces problèmes et permettre aux équipes financières décentralisées d’opérer de manière plus sécurisée, productive et réactive, pendant ce qui continue d’être une période très volatile.

Le terme «comptabilité continue» fait référence à une méthodologie qui permet de répartir uniformément les charges de travail sur la période comptable, plutôt que de se concentrer à la fin du mois ou du trimestre. Il s’articule autour de trois principes: l’automatisation des processus répétitifs, l’élimination des goulots d’étranglement de fin de période et la mise en place d’une culture d’amélioration continue.

En éliminant les processus manuels, les solutions de comptabilité continue réduisent considérablement le risque d’erreur humaine. Et comme ils permettent les rapprochements et le traitement des transactions en temps réel ou quasi réel, ils peuvent fournir aux responsables financiers et aux autres décideurs un aperçu instantané de la position de leur organisation. C’est essentiel en ces temps sans précédent, où les prévisions et les arrangements financiers devront peut-être être révisés rapidement.

Un modèle comptable pour l’avenir post-COVID

Le COVID-19 a amélioré le paysage économique et commercial de l’Australie et a fait du travail à distance le travail à distance par défaut mode opératoire pour les organisations de toutes tailles et de toutes tailles. Ceux qui adoptent des systèmes et adaptent les processus pour soutenir cette nouvelle norme auront de meilleures chances de survivre et de prospérer au cours des mois et des années difficiles à venir.

Un modèle de comptabilité continue, étayé par une plate-forme cloud qui exploite la puissance de la technologie de comptabilité automatisée, peut permettre aux services financiers de rester productifs, efficaces et sécurisés, quel que soit leur emplacement.

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